Warum kommen meine E-Mails bei Outlook oder Hotmail nicht an?

Woran liegt das?

Die Antwort ist: Es hat heute weniger mit Technik – und mehr mit Nutzerverhalten zu tun.

Microsoft bewertet Absender anders als früher

Früher war E-Mail-Zustellung hauptsächlich eine technische Frage:

• Ist die Server-IP sauber?
• Sind SPF, DKIM und DMARC korrekt eingerichtet?
• Wird kein Spam verschickt?

Heute bewertet Microsoft zusätzlich sehr stark das Verhalten der Empfänger.

Das bedeutet:

Nicht nur wie Sie senden,
sondern auch wie Ihre Empfänger reagieren, beeinflusst die Zustellbarkeit.

Das wichtigste Stichwort: Engagement

Microsoft schaut unter anderem auf:

• Werden E-Mails geöffnet?
• Wird geklickt?
• Antworten Empfänger auf E-Mails?
• Werden Nachrichten direkt gelöscht?
• Markieren Empfänger die E-Mail als Spam?
• Bleiben Kontakte über Monate inaktiv?

Wenn viele Empfänger:

• nie öffnen,
• nie klicken,
• nie reagieren,

dann stuft Microsoft den Absender intern als „wenig relevant“ ein.

Und das kann dazu führen, dass E-Mails blockiert oder nicht mehr zugestellt werden – selbst wenn alles technisch korrekt eingerichtet ist.

„Aber die Adresse hat sich doch angemeldet!“

Double-Opt-In bestätigt nur:

Die Person wollte zu einem bestimmten Zeitpunkt E-Mails erhalten.

Microsoft bewertet jedoch:

Reagiert diese Person heute noch aktiv?

Wenn Kontakte über lange Zeit keine E-Mails mehr öffnen, entsteht für den Anbieter der Eindruck, dass die Nachrichten nicht erwünscht oder nicht relevant sind.

Warum alte, inaktive Adressen problematisch sind

sich vor Jahren angemeldet haben,

aber seit Monaten oder Jahren nicht mehr reagieren.

Aus unternehmerischer Sicht verständlich.
Aus Sicht von Microsoft jedoch ein Risikofaktor.

Eine Liste mit vielen inaktiven Empfängern wirkt für das System wie:

„Dieser Absender sendet an Menschen, die kein echtes Interesse mehr haben.“

Und das kann die gesamte Zustellbarkeit verschlechtern.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Eine gute E-Mail-Reputation entsteht heute durch:

• Regelmäßigen Versand
• Hohe Relevanz der Inhalte
• Aktive Empfänger
• Saubere Listenpflege
• Entfernen oder Pausieren inaktiver Kontakte

Weniger Adressen – aber aktive Leser – sind oft wertvoller als eine große, passive Liste.

Fazit

Wenn E-Mails bei Microsoft-Adressen nicht ankommen, liegt das heute häufig nicht an:

• schlechter Technik
• falscher Konfiguration
• oder Spam-Versand

Sondern an:

• mangelndem Engagement
• vielen inaktiven Empfängern
• negativen Nutzer-Signalen

Moderne Zustellbarkeit ist keine rein technische Disziplin mehr –
sie ist eine Kombination aus Technik, Qualität und aktiver Leserschaft.